Как отправить документы по почте

Почтовые услуги продолжают оставаться единственным вариантом доставки важных документов, например, имеющих статус удостоверяющих личность, налоговых, бухгалтерских, юридических, правовых, а также носящих характер социального, финансового, информационно-технического, организационно-технического, хозяйственного или документационного обеспечения. Зачастую таким образом дублируются ранее отправленные электронные документы и отправляются адресату в бумажном виде с мокрой печатью.

Тип отправления может быть любой – от простого письма до ценной бандероли или даже посылки. Выбирать вариант стоит, исходя из ценности вложенных документов и срочности доставки.

Порядок отправки документов по почте

Алгоритм отправки документов по почте следующий:

1. Выберите почтовую или курьерскую службу: ТОП-10 курьерских служб.
   
2. Определитесь с типом отправления. Это может быть:
• заказное письмо с уведомлением о вручении;
• экспресс-письмо EMS;
• ценное письмо с описью вложения;
• ценная бандероль (с объявленной ценностью);
• посылка;
• воспользуйтесь выбором лучшей цены в калькуляторе доставки на нашем сайте-агрегаторе курьерских служб TOP Express.
  
3. Купите бумажный или пластиковый конверт, плотный пакет с защитной пупырчатой пленкой внутри или другую упаковку, способную защитить содержимое от механических повреждений и внешнего воздействия на бумажные носители: виды конвертов.
   
4. Оформите заявку на сайте, заполните сопровождающие бумаги, сделайте опись вложенных документов, укажите данные получателя и отправителя на адресном ярлыке.
5. Если вас устраивает сумма доставки и дополнительных услуг, произведите оплату.
6. Вызовите курьера или лично отнесите письмо в ближайшее почтовое отделение.

Бросать пакет с документами в почтовый ящик не стоит, его нужно передать оператору, чтобы он убедился в том, что вы отправляете именно те вещи, которые указаны в описи, и получить квитанцию, где будет указан трек-номер для отслеживания.

Если вы вызвали курьера, то он обязан проверить содержимое конверта, затем при вас заклеить его и написать расписку о получении отправления.

При оценке вложения можно указать любую сумму. Но помните, что от нее зависит окончательная стоимость услуги. Как правило, к цене доставки добавляется процент об объявленной ценности.

Какой способ отправки документов самый быстрый

Быстрее всего доставляются регистрируемые экспресс-отправления, доставляемые через курьера. Работник курьерской службы EMS забирает экспресс-письмо прямо из дома или офиса и организует его доставку адресату по самому короткому логистическому маршруту:

• На автомобиле, если нужно отправить письмо в пределах одного населенного пункта или региона.
• Самолетом, если отправка осуществляется в другой регион. Курьер лично едет в аэропорт и отправляет пакет с документами ближайшим авиарейсом.

Экспресс-доставка – дорогая услуга, особенно если застраховать вложение, объявив его ценность во время оформления заказа. Максимальная сумма страховки составляет до 50 000 рублей. Но если с письмом что-то случится (хотя риски порчи или утери застрахованных отправлений ничтожны), то вы сможете получить компенсацию.

Для отслеживания отправления в режиме реального времени ему присваивается трек-номер. О вручении экспресс-письма адресату в руки на номер мобильного телефона отправителя приходит СМС-уведомление (услуга актуальна только для отправлений по России).

Какой способ отправки документов самый дешевый

Цена доставки пакета с документами формируется с учетом:

• типа отправления;
• размеров упаковки и веса вложения;
• вида транспорта;
• расстояния от места отправки до пункта назначения;
• удаленности населенного пункта получателя.

Самый недорогой способ доставки – наземным транспортом.

Стоимость почтовых услуг Почты России составляет от 30 рублей за обычное и от 200 до 300 рублей – за заказное. Срок доставки зависит от дальности маршрута.

Минимальная цена экспресс-доставки (на следующий день) у большинства курьерских служб стартует от 600 рублей.

Риски и проблемы

Пересылать документы можно любой почтовой службой, включая Почту России, но при этом следует помнить, что есть и риски повреждения вложенных документов или даже утери отправления.

Главные минусы отправки простым письмом:

• помятый пакет и его содержимое;
• вскрытое или украденное письмо;
• сбой в логистике, нарушение сроков и задержка отправления.

Если нужно, чтобы письмо попало адресату в руки к определенному дню, то лучше не рисковать, обратиться в курьерскую службу и заказать экспресс-доставку у проверенных компаний.

Чтобы потом не жалеть, рекомендуем:

• Обязательно сделать опись вложения. Это снизит вероятность кражи или, в крайнем случае, позволит доказать факт ее совершения.
• Объявить ценность письма (услуга платная, но она дает гарантию сохранности вложенных документов).
• Не отправлять простым письмом ценные документы (паспорта, трудовые книжки, военные билеты, платежные карты, водительские удостоверения и т.д.). Лучше пересылать такие вещи бандеролью с объявленной ценностью или заказным письмом с уведомлением о вручении.

По почте можно отправлять любые бумажные документы, фотографии и пластиковые карты. Единственное условие – вес пакета не должен превышать 100 грамм.

Запрещено пересылать по России агитирующие материалы, брошюры и книги экстремистского содержания.

На нашем сайте-агрегаторе TOP Express собраны проверенные службы, которые осуществляют экспресс-доставку в любой регион России. Воспользуйтесь онлайн-калькулятором расчета стоимости доставки документов и выберите подходящий для себя по цене и срокам вариант в несколько кликов. Предложение актуально только для юридических лиц.

Дата публикации: 21.06.2023

Вам может быть интересно: